Protokół sporządza się w trakcie albo po zebraniu na podstawie notatek z zebrania w celu udokumentowania jego przebiegu. Podaje się w nim czas miejsce odbycia, porządek obrad, wyniki głosowania nad poszczególnymi uchwałami i inne istotne elementy przebiegu zebrania. Przepisy nie nakładają obowiązku sporządzenia protokołu, ale sporządza się go ze względu na fakt zawodności ludzkiej pamięci oraz do celów dowodowych.

Jak wynika z ustawy o własności lokali, prawo zwołania zebrania należy do wyłącznej kompetencji zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Tylko w wypadku gdy zarząd nie zwoła corocznego zebrania ogółu właścicieli lokali zgodnie z ustawą o własności lokali, prawo do jego zwołania nabywa każdy z właścicieli lokali.