Protokół sporządza się w trakcie albo po zebraniu na podstawie notatek z zebrania w celu udokumentowania jego przebiegu. Podaje się w nim czas miejsce odbycia, porządek obrad, wyniki głosowania nad poszczególnymi uchwałami i inne istotne elementy przebiegu zebrania. Przepisy nie nakładają obowiązku sporządzenia protokołu, ale sporządza się go ze względu na fakt zawodności ludzkiej pamięci oraz do celów dowodowych.